Công tác lưu trữ là hoạt động gắn liền với tài liệu, là một nguồn lực thông tin quan trọng phục vụ cho quản lý nhà nước, quản lý xã hội, xây dựng kinh tế, phát triển và nâng cao đời sống văn hóa nhân dân. Việc khai thác, sử dụng nguồn lực thông tin lưu trữ là một nhiệm vụ chủ yếu của công tác lưu trữ, việc nghiên cứu, phân tích thông tin tài liệu để tạo lập hệ thống tra tìm tự động tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ cốt yếu hiện nay của Chi cục.

     Chi cục Văn thư – Lưu trữ đang quản lý hơn 2000 mét tài liệu của 114 phông tài liệu, đặc biệt tài liệu quý, hiếm của cá nhân, gia đình, dòng họ phản ảnh mọi hoạt động của địa phương qua các thời kỳ lịch sử. Các phông tài liệu trong kho lưu trữ tỉnh được chỉnh lý hoàn chỉnh đã được đánh ký hiệu thông tin theo khung phân loại nguyên tắc xuất xứ. Theo nguyên tắc này, tài liệu lưu trữ được thu thập, quản lý theo các phông riêng biệt. Việc khai thác, sử dụng tài liệu tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ phần lớn là tra tìm trên các công cụ được xây dựng theo các phông lưu trữ với các mục lục hồ sơ.

     Khung phân loại thông tin tài liệu được xây dựng là hệ thống phân loại thông tin lưu trữ về tất cả các ngành, các lĩnh vực của đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học… được phản ảnh tài liệu thuộc các phông lưu trữ đang bảo quản trong kho lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định theo cấp độ thông tin: Đề mục và tiểu mục của khung phân loại thông tin tài liệu kho lưu trữ lịch sử gồm 08 lĩnh vực hoạt động tương đối ổn định, mục và tiểu mục có thể bổ sung hoặc điều chỉnh trong quá trình sử dụng, cụ thể như sau:

A       ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI VÀ HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN

     0        Vấn đề chung       

     1        Đoàn Đại biểu Quốc hội

     2        Hội đồng nhân dân

 B       ỦY BAN NHÂN DÂN

     0        Vấn đề chung

     1        Tổng hợp

     2        Quy hoạch kinh tế – xã hội

     3        Quy hoạch

     4        Kế hoạch – Đầu tư

     5        Thống kê

 C       NỘI CHÍNH

    0        Vấn đề chung

    1        Tổ chức chính quyền

    2        An ninh

    3        Quốc phòng

    4        Biên phòng

    5        Tư pháp

    6        Tòa án

    7        Kiểm sát

    8        Biên phòng

    9        Tôn giáo

   10      Hải quan

   11      Thanh tra

   12      Trọng tài kinh tế

 D       CÔNG NGHIỆP

    0        Vấn đề chung

    1        Công nghiệp – Tiểu thủ công nghiệp

    2        Khu công nghiệp, cụm công nghiệp

    3        Xây dựng cơ bản

    4        Quản lý nhà ở, đô thị và công sở

    5        Tài nguyên và Môi trường

    6        Giao thông vận tải

    7        Cảng Quy Nhơn; cảng Thị Nại

    8        Bưu chính viễn thông

    9        Khoa học công nghệ – Công nghệ thông tin

   10      Quản lý điện

   11      Công trình đô thị – Cấp thoát nước

   12      Công tác Khuyến công

E       NÔNG– LÂM – NGƯ NGHIỆP

    0        Vấn  đề chung

    1        Nông nghiệp

    2        Thủy lợi – Đê điều

    3        Lâm nghiệp

    4        Thủy sản

    5        Di dân, phát triển kinh tế mới – Định canh, định cư

    6        Chính sách phát triển nông thôn

G       KINH TẾ TÀI CHÍNH

    0        Vấn đề chung

    1        Công tác tài chính

    2        Vật giá

    3        Thuế 

    4        Ngân hàng, kho bạc

    5        Quỹ đầu tư và Quỹ hỗ trợ phát triển

    6        Thương mại – Du lịch

    7        Dự trữ Quốc gia và lương thưc, thực phẩm

    8        Vật tư tổng hợp

H       VĂN HÓA – XÃ HỘI

    0        Vấn đề chung

    1        Văn hóa

    2        Thể dục – Thể thao

    3        Du lịch

    4       Giáo dục – Đào tạo

    5        Y tế

    6        Lao động – Thương binh và xã hội

    7        Thông tin và truyền thông

    8        Thi đua khen thưởng

    9        Hội chữ thập đỏ

   10        Dân số – Kế hoạch hóa và gia đình

   11      Phát thanh – Truyền hình

   12      Bảo hiểm xã hội

   13      Bảo hiểm y tế

   14      Mặt trận

   15      Đoàn Thanh niên

   16      Phụ nữ

   17      Công đoàn

   18      Hội Cựu chiến binh

   19      Các Hội nghề nghiệp khác

   20      Ngoại vụ

   21      Dân tộc miền núi

I        VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN

     0        Vấn đề chung

     1        Công tác Tổ chức – Hành chính

     2        Quản trị – Kế toán

     3        Văn thư – Lưu trữ

     4        Tin học

     5        Công báo

   Hiện nay, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bình Định áp dụng khung phân loại thông tin tài liệu kho lưu trữ lịch sử tỉnh cho việc xây dựng các cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn và tài liệu quý, hiếm của cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu qua các thời kỳ lịch sử (thông tin cấp I) và cơ sở dữ liệu là các loại sổ sách thống kê chủ yếu bao gồm:Sổ nhập tài liệu; sổ xuất tài liệu; danh sách phông (sổ thống kê phông); phiếu phông; mục lục hồ sơ; mục lục văn bản; biên bản bàn giao tài liệu; phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu; hồ sơ tiêu hủy tài liệu; báo cáo thống kê định kỳ và các loại sổ sách thống kê bổ trợ bao gồm: Sổ đăng ký mục lục hồ sơ; các bộ thẻ; hồ sơ phông; biên bản kiểm tra số lượng, tình trạng tài liệu trong kho; sổ thống kê tài liệu quý, hiếm; tài liệu hạn chế sử dụng; sổ sách chỉ dẫn các phông lưu trữ; sơ đồ chỉ dẫn tài liệu trong kho… (thông tin cấp II).

     Khung phân loại thông tin tài liệu trong kho lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định  đã được Chi cục Văn thư – Lưu trữ đưa vào sử dụng từ năm 1990. Qua sử dụng, khung phân loại thông tin về cơ bản đáp ứng được yêu cầu khai thác, tra tìm tài liệu lưu trữ thuận lợi. Tuy nhiên, phạm vi sử dụng của khung phân loại thông tin trong tình hình hiện nay còn bất cập, còn bổ sung do có nhiều thay đổi về công tác tổ chức thu thập tài liệu lưu trữ của cấp tỉnh và cấp huyện theo Luật Lưu trữ Nhà nước và tiến tới Chi cục sẽ tiếp tục nghiên cứu xây dựng lại khung phân loại thông tin tài liệu của kho lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định theo yêu cầu mới./.