Từ năm 2010 trở về trước, hầu hết công chức và người lao động trong chi cục không có khái niệm về lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử. Do đó tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Chi cục từ năm 2010 trở về trước không được lập hồ sơ công việc cũng như giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Dẫn đến tình trạng tài liệu bị thất thoát và tích đống, khó khăn cho việc khai thác, không phát huy được giá trị sử dụng.

     Đến tháng 6/2010, tại buổi tập huấn nghiệp vụ lưu trữ do Trung tâm lưu trữ tỉnh tổ chức, đơn vị mới biết được cơ quan mình là một trong những đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ tỉnh theo quyết định 1003/QĐ-CTUBND ngày 13/5/2010 của Chủ tịch UBND tỉnh.

     Có thể nói công tác lưu trữ đối với Chi cục Lâm nghiệp là hết sức mới mẻ, người làm công tác văn thư của đơn vị không có nghiệp vụ lưu trữ. Tuy nhiên, được sự quan tâm của lãnh đạo đơn vị cũng như sự tận tâm của công chức trong đơn vị, đặc biệt là công chức được phân công phụ trách công tác văn thư lưu trữ, đến nay công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đã dần đi vào nề nếp, 100% công chức, nhân viên Chi cục đã lập được hồ sơ công việc, chất lượng hồ sơ công việc được lập ngày càng cao. Trên cơ sở danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm và Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu cơ quan đã được ban hành, các phòng chức năng của Chi cục đã nghiêm túc thực hiện việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo qui định. Số hồ sơ công việc được lập năm 2011: 75 hồ sơ, năm 2012: 51 hồ sơ, năm 2013: 49 hồ sơ, dự kiến năm 2014: 46 hồ sơ. Số tài liệu giao nộp vào cơ quan từ năm 2013 trở về trước : 27 m tài liệu. Tài liệu 2011-2013 đã được lưu trữ đơn vị chỉnh lý sắp xếp bảo quản trên giá và lập công cụ để tra cứu.

     Để đạt được những kết quả trên, Chi cục Lâm nghiệp đã tổ chức thực hiện một số giải pháp sau:

     – Ngay sau khi có Chỉ thị 02/2011/CT-UBND, đơn vị đã tiến hành phổ biến Chỉ thị 02/2011/CT-UBND cũng như các văn bản liên quan đến công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ đến toàn thể công chức và nhân viên Chi cục; đồng thời ban hành Kế hoạch hàng năm việc triển khai thực hiện Chỉ thị 02/2011/CT-UBND của UBND tỉnh về việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; Xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm;Ban hành danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ hiện hành; Ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Chi cục Lâm nghiệp.

     – Lãnh đạo Chi cục luôn sâu sát trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện Chỉ thị 02 của UBND tỉnh về công tác lập hồ sơ, tài liệu và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ các cấp. Thông qua các buổi họp giao ban hàng tuần, cán bộ được phân công phụ trách công tác văn thư lưu trữ báo cáo tiến độ cũng như kết quả thực hiện công việc để lãnh đạo nắm bắt tiến độ thực hiện công việc cũng như những khó khăn cần phải tháo gỡ để kịp thời chỉ đạo giải quyết.

     Kịp thời ban hành và phổ biến các văn bản liên quan đến công tác văn thư lưu trữ đến toàn thể công chức và người lao động trong Chi cục; Bố trí cán bộhướng dẫn công tác lập hồ sơ công việc cho công chức và nhân viên Chi cục; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc giao nộp hồ sơ, tài liệu của các phòng  vào lưu trữ cơ quan theo quy định.

     Có thể nói, sau 03năm triển khai thực hiện Chỉ thị 02 của UBND tỉnh về công tác lập hồ sơ, tài liệu và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ các cấp, công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử của Chi cục Lâm nghiệp đã đạt được một số kết quả nhất định.Lãnh đạo cũng như công chức, nhân viên của Chi cục đã nhận thức rõ hơn, đầy đủ hơn về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử. Việc ban hành Danh mục hồ sơ và tổ chức hướng dẫn lập hồ sơ cho công chức, nhân viên cơ quan được chú trọng; việc bố trí trang thiết bị bảo quản an toàn tài liệu cũng được quan tâm và thực hiện theo đúng quy định. Đến nay các phòng chuyên môn của Chi cục đã  giao nộp toàn bộ hồ sơ, tài liệu từ năm 2013 trở về trước vào lưu trữ cơ quan theo đúng qui định.

     Kiến nghị:

     – Hiện tài liệu tích đống tại các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu từ 2010 còn tồn đọng nhiều, hầu hết các đơn vị không đủ kinh phí cũng như chuyên môn nghiệp vụ để chỉnh lý số tài liệu này. Đề nghị Sở Nội vụ sớm có hướng đề xuất UBND tỉnh trong việc giải quyết số tài liệu trên;

     – Bố trí cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ trong công tác chỉnh lý tài liệu xuống các đơn vị để hướng dẫn công tác lập hồ sơ chỉnh lý tài liệu, nhằm đảm bảo chất lượng hồ sơ nộp lưu cũng như tiến độ việc giao nộp hồ sơ tài liệu của các đơn vị  vào lưu trữ lịch sử.

     – Mở lớp đào tạo nghiệp vụ lưu trữ, chú trọng phần thực hành (Có cấp chứng chỉ) cho số cán bộ làm công tác văn thư , lưu trữ ở các đơn vị nhưng chưa có nghiệp vụ lưu trữ./.