Hoạt động văn thư lưu trữ

Sở Ngoại vụ là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND tỉnh, được thành lập và chính thức đi vào hoạt động từ tháng 6/2012; vì vậy, để có cơ sở giúp Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh bổ sung cơ quan Sở Ngoại vụ vào Danh mục nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, ngày 12/02/2014, Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã tiến hành khảo sát hoạt động văn thư, lưu trữ tại Sở Ngoại vụ tỉnh Bình Định; trên cơ sở đó Chi cục đã có buổi làm việc với Lãnh đạo Sở, đại diện lãnh đạo các phòng chuyên môn và cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ. Tại buổi làm việc, đại diện Lãnh đạo Chi cục đã trao đổi, đánh giá các hoạt động văn thư, lưu trữ tại cơ quan Sở Ngoại vụ theo các quy định hiện hành, thể hiện một số mặt như sau:

Cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học công nghệ thông tin và thực tế ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan, tổ chức đã sản sinh ra một loại hình tài liệu đó là tài liệu điện tử. Hiện các vắn đề như thu thập, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu điện tử đang là cơ hội và cũng là thách thức…

Theo quy định của pháp luật, Lưu trữ lịch sử tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện và đơn vị Hành chính – Kinh tế đặc biệt và để cơ quan quản lý Nhà nước quản lý thống nhất, có cơ sở lựa chọn tài liệu có giá trị lịch sử hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; ngày 03/3/2014, Chủ tịch UBND tỉnh ban hành Quyết định 482/QĐ-UBND về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, Quyết định này thay thế Quyết định số 1003/QĐ-CTUBND ngày 13/5/2010 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bình Định.

Bình Định có 11 đơn vị hành chính, gồm một thành phố, một thị xã và 9 huyện. UBND tỉnh đã chú trọng chỉ đạo và kiện toàn công tác lưu trữ cấp huyện, tạo sự chuyển biến tích cực đưa công tác lưu trữ các huyện vào nề nếp. Một số biện pháp chủ yếu mà UBND tỉnh đã tiến hành trong thời gian là:

Để xây dựng một đội ngũ cán bộ lưu trữ vững mạnh mọi mặt, xuất phát từ nhu cầu phát triển và hoàn thiện việc quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của nhà nước, ngày 29/5/1993 Bộ trưởng – Trưởng ban Tổ chức – Cán bộ Chính phủ đã Ban hành quyết định 420/TTCP-CCVC về tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức ngành lưu trữ. Theo quyết định này tiêu chuẩn ngạch công chức ngành lưu trữ bao gồm 5 ngạch:

Sơ kết 01 năm thực hiện Chỉ thị 02/2011/CT-UBND của UBND tỉnh về việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.

Được sự cho phép của UBND tỉnh, ngày 26/10/2012, tại hội trường Khách sạn Quy Nhơn, Sở Nội vụ chủ trì tổ chức Hội nghị sơ kết 01 năm triển khai thực hiện Chỉ thị 02/2011/CT-UBND ngày 20/5/2011 của UBND tỉnh về việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử các cấp.

Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ bao gồm: Xây dựng ban hành và chỉ đạo hướng dẫn thực hiện các văn bản Quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; xây dựng và chỉ đạo và thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ; quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia; thống kê nhà nước về lưu trữ; quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư; quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ; quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ , công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ; thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; sơ kết, tổng kết văn thư, lưu trữ; hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

1. Thực trạng công tác văn thư Công tác văn thư là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu trong hoạt động quản lý của tất cả các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức. Với vai trò như vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Trong thời gian qua, công tác văn thư trong phạm vi tỉnh đã đạt được những kết quả nhất định thể hiện trên phương diện quản lý và tổ chức thực hiện như sau:

Thực hiện Kế hoạch của UBND tỉnh giao trong năm 2019, ngày 25/4/2019, tại hội trường Khách sạn Thanh Bình, Sở Nội vụ chủ trì tổ chức hội nghị tập huấn, triển khai Thông tư số 01/2019/TT-BNV và Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.