Điều 14 Luật Lưu trữ quy định: “1. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp của xã, phường, thị trấn được lựa chọn và lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn. Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn phải có đủ các tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và được hưởng chế độ, quyền lợi theo quy định của pháp luật. 2. Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ hướng dẫn việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ”.

     Như vậy, theo các quy định hiện hành, lưu trữ cấp xã là lưu trữ cố định, không phải giao nộp hồ sơ, tài liệu cho cấp nào, khối lượng công việc của người làm lưu trữ cấp xã là rất lớn; chúng ta có thể thấy rằng, hệ thống văn bản quy định về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cấp xã không thiếu, trong khi đó việc bố trí biên chế công chức chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ cấp xã là một bài toán nan giải.

     Tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 92/2009/NĐ-CP ngày 22/10/2009 của Chính phủ về chức danh, số lượng, một số chế độ,chính sách đối với cán bộ, công chức ở xã, phường, thị trấn và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã thì không quy định chức danh công chức văn thư, lưu trữ; tại Điều 9 Thông tư 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp quy định: “Tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn bố trí công chức kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ” và “Người làm văn thư, lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định của pháp luật và thực hiện nhiệm vụ theo hướng dẫn chuyên môn của Sở Nội vụ”. Như vậy, các xã, phường, thị trấn sẽ bố trí chức danh công chức nào để kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ, tiêu chuẩn nghiệp vụ như thế nào? chế độ chính sách ra sao?

     Thực tế hiện nay, một số ít xã, phường, thị trấn đã bố trí công chức Văn phòng – Thống kê kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ; còn đại đa số bố trí người không chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ và hưởng chế độ phụ cấp không quá 1,0 mức lương tối thiểu chung, ngoài ra không còn chế độ chính sách nào khác. Thậm chí nhiều xã, phường thị trấn còn bố trí người không chuyên trách làm thủ quỹ kiêm văn thư, lưu trữ và một điều thực tế là hầu hết những người được bố trí làm văn thư, lưu trữ không có nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo quy định; và liệu thực tế như vậy có ổn định được đội ngũ những người làm công tác văn thư, lưu trữ?

     Như đã nói ở trên, Nhà nước ta có cả hệ thống văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ văn thư, lưu trữ cấp xã, nhưng liệu với ngần ấy công việc, công chức kiêm nhiệm, kể cả những người không chuyên trách có đảm đương được hay không, có tổ chức hướng dẫn lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ hay không, đó là một câu hỏi lớn mà các nhà quản lý các cấp, nhất là ở Trung ương cần phải quan tâm, giải quyết để có cơ chế, chính sách điều chỉnh cho phù hợp, tránh “thiệt thòi” cho những người làm lưu trữ cấp xã. Chắc chắn nếu có những chế độ, chính sách phù hợp, những người làm lưu trữ cấp xã sẽ yên tâm làm việc với lòng nhiệt tình và tinh thần trách nhiệm, góp phần tích cực vào sự phát triển chung của địa phương./.