Nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm của tập thể lãnh đạo, người đứng đầu đơn vị, của viên chức về ý nghĩa, mục tiêu, tầm quan trọng của công tác cải cách hành chính đối với sự nghiệp phát triển kinh tế – xã hội. Nâng cao kỷ luật, kỷ cương hành chính, văn hóa công vụ, quy tắc ứng xử của viên chức. Tăng cường sự tham gia của người dân, doanh nghiệp và tổ chức xã hội trong việc thực hiện cải cách hành chính; khuyến khích người dân, tổ chức và doanh nghiệp tích cực sử dụng các dịch vụ công trực tuyến trong khai thác và sử dụng tài liệu của Trung tâm và giám sát các hoạt động thực thi công vụ, công tác cải cách hành chính của Trung tâm từ đầu năm đến nay đã ban hành và triển khai các kế hoạch gắn với việc thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở, đơn vị đã tiến hành rà soát, đơn giản hóa các thủ tục hành chính; xây dựng và triển khai các dịch vụ công trực tuyến; áp dụng khoa học – công nghệ trong quản lý tài liệu lưu trữ. Thường xuyên rà soát thủ tục hành chính, đơn giản hóa biểu mẫu, tờ khai, chuẩn hóa thông tin, rút ngắn thời gian giải quyết. Niêm yết công khai các quy trình, hồ sơ, lệ phí, thời gian giải quyết thủ tục hành chính… để tổ chức, công dân thực hiện và giám sát việc thực hiện của đơn vị. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác cải cách hành chính, tạo sự công bằng, công khai, minh bạch trong giải quyết công việc cho cá nhân, tổ chức và đảm bảo chính xác, khách quan trong tiếp nhận, xử lý các thông tin phản ánh liên quan đến bộ phận tiếp nhận và xử lý hồ sơ.

      Việc sắp xếp, hệ thống hóa hồ sơ tại Kho lưu trữ một cách khoa học giúp cho việc tra tìm tài liệu được nhanh chóng, thuận tiện qua đó rút ngắn thời gian phục vụ độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu. Bố trí không gian phòng đọc rộng rãi, thân thiện nhằm hướng đến sự hài lòng của tổ chức, cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu. Trung tâm đã đầu tư trang thiết bị, máy móc hiện đại để phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin, phục vụ cho độc giả đến tra tìm tài liệu trên nền tảng công nghệ số, góp phần vào mục tiêu chuyển đổi số quốc gia.

      Nhờ vào sự đổi mới phương thức làm việc, chú trọng đến công tác truyền thông, tuyên truyền, quản bá hình ảnh của Trung tâm đến với các cơ quan, tổ chức, cá nhân thông qua nhiều kênh thông tin trực tiếp và trực tuyến như: triển lãm tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định qua các thời kỳ, triển lãm về sự hình thành chữ Quốc ngữ, triển lãm thực tế ảo,… Công bố, giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng về công tác lưu trữ, nguồn tài liệu lưu trữ, thông tin trong tài liệu lưu trữ: Viết các bài, đưa các hình ảnh, tài liệu được lưu trữ ở Trung tâm lên các nền tảng công nghệ số.

      Thông qua các hình thức trên, đã cung cấp cho các cơ quan, tổ chức và công dân về các nguồn tài liệu để nghiên cứu, tham khảo xây dựng đề tài, đề án, tra tìm các hồ sơ, tài liệu của các cá nhân liên quan đến các chế độ chính sách, giấy tờ về nhà, đất của hộ gia đình và các nhu cầu chính đáng khác của công dân. Nhờ đó mà số lượt độc giả đến với Trung tâm để khai thác, tra tìm tài liệu ngày càng nhiều. Cụ thể từ đầu năm đến nay, Trung tâm đã phục vụ trên 40 lượt độc giả sử dụng tài liệu tại Phòng đọc, với gần 100 hồ sơ, tài liệu đưa ra nghiên cứu.
Đặc biệt, độc giả đến tra tìm những hồ sơ, tài liệu còn lưu giữ tại Trung tâm để khai thác và sử dụng, phần lớn là những lão thành cách mạng, những người có thành tích tham gia trong kháng chiến và thân nhân của gia đình liệt sĩ. Với tinh thần trách nhiệm, đổi mới, sáng tạo trong giải quyết công việc, viên chức Trung tâm luôn có thái độ lịch sự, ân cần, vui vẻ và hướng dẫn tận tình, chu đáo về các quy định của Nhà nước trong việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh, giúp cho tổ chức, công dân thực hiện đúng theo quy định; nhờ đó mà trong những năm qua Trung tâm luôn đem lại sự hài lòng cho tổ chức, công dân trong và ngoài tỉnh.

      Một số giải pháp để thu hút độc giả đến khai thác tài liệu tại Trung tâm, trước tiên phải phát huy giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh đến với các tổ chức, cá nhân một cách phổ biến và rộng rãi nhất thông qua việc đẩy mạnh công tác thông tin, tuyên truyền về giá trị của tài liệu lưu trữ lịch sử, thông qua các hình thức tuyên truyền trên phương tiện thông tin đại chúng, Trang thông tin điện tử Sở, của đơn vị, trên các nền tảng mạng xã hội; đặc biệt là tổ chức trưng bày tài liệu, tư liệu tại Trung tâm và triển lãm thực tế ảo về tài liệu lưu trữ Bình Định qua các thời kỳ nhân các ngày lễ lớn của đất nước và các sự kiện trọng đại của tỉnh, để nâng cao nhận thức của toàn xã hội và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, địa phương về vai trò, ý nghĩa, giá trị của tài liệu lưu trữ; góp phần quan trọng vào đời sống kinh tế, văn hóa, xã hội của tỉnh.

      Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, hướng dẫn độc giả đăng ký và khai thác dịch vụ công trực tuyến toàn trình và dịch vụ công trực tuyến một phần của Trung tâm trên hệ thống giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh. Trung tâm tiến hành rà soát điều chỉnh quy trình nội bộ, chuẩn bị các điều kiện cần thiết để triển khai dịch vụ công trực tuyến toàn trình, một phần đối với thủ tục hành chính thuộc chức năng giải quyết của đơn vị; xây dựng hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ tại Kho chuyên dụng.

      Xây dựng các ấn phẩm, công cụ tra tìm tài liệu, thông báo đến các cơ quan, tổ chức và địa phương các loại hình tài liệu được lưu trữ tại Trung tâm để phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu, phát triển kinh tế, xã hội của địa phương.

      Tăng cường công tác giáo dục viên chức, người lao động trong đơn vị tiếp tục nêu cao tinh thần trách nhiệm trong thực hiện nhiệm vụ được giao; đề cao tính tiền phong, gương mẫu, nêu gương và đổi mới tác phong làm việc; thực hiện đạo đức,văn hóa công vụ tôn trọng và phục vụ nhân dân trong thực thi công vụ.

      Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin số hóa tài liệu… nhằm phục vụ độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phòng đọc được thuận tiện và nhanh chóng, qua đó rút ngắn được thời gian tra tìm tài liệu phục vụ độc giả.

      Tăng cường công tác sưu tầm, thu thập tài liệu quý, hiếm về các tài liệu, tư liệu liên quan đến Bình Định tại các địa phương trong tỉnh và ngoài tỉnh để góp phần bổ sung vào nguồn sử liệu của tỉnh nhà ngày càng đa dạng, phong phú./.

Phùng Thiên (TTLTLS)