Phát biểu khai mạc hội nghị, Phó Giám đốc Sở Nội vụ Trần Minh Binh đã nhấn mạnh về tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND cấp xã qua các thời kỳ lịch sử là những tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, văn hoá – xã hội, giáo dục, quốc phòng, an ninh, khoa học và công nghệ, cần phải được bảo vệ, bảo quản an toàn theo quy định. Vì vậy, việc tập huấn triển khai Thông tư 14/2011/TT-BNV đến các xã, phường, thị trấn là việc làm cần thiết nhằm sớm đưa công tác văn thư, lưu trữ cấp xã đi vào nề nếp, đúng theo quy định của Thông tư 14/2011/TT-BNV,Luật Lưu trữ và các quy định của Nhà nước về công tác này.

Tại hội nghị, các đại biểu được nghe ông Phan Minh Lý, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ trình bày, hướng dẫn về nội dung, phương pháp tổ chức tập huấn nâng cao năng lực, kỹ năng của cán bộ, công chức và người hoạt động không chuyên trách cấp xã về nguyên tắc quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND cấp xã; các hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư như: tổ chức giải quyết công văn đi, đến, công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cố định của cấp xã; công tác nghiệp vụ lưu trữ về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu tại cấp xã.

Cũng tại Hội nghị, hầu hết ý kiến của đại biểu Phòng Nội vụ các huyện, thị xã, thành phố đều nêu lên khó khăn chung hiện nay trong việc triển khai thực hiện Thông tư 14/2011/TT-BNV là kinh phí bố trí cho việc xây dựng Kho lưu trữ cấp xã; biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ cấp xã còn không chuyên trách, trình độ chuyên môn nghiệp vụ còn hạn chế, chưa được hưởng các chế độ phục cấp đối với người làm lưu trữ cấp xã,…

Phát biểu chỉ đạo và bế mạc Hội nghị, Phó giám đốc Sở Nội vụ Trần Minh Binh đã ghi nhận những khó khăn trên và đề nghị Phòng Nội vụ các huyện, thị xã, thành phố sớm có kế hoạch tập huấn triển khai các nội dung Thông tư 14/2011/TT-BNV đến các xã, phường, thị trấn trên địa bàn; đồng thời phối hợp với cơ quan có chức năng xây dựng Đề án và xử lý tài liệu tích đống các xã, phường, thị trấn. Đối với các ý kiến kiến nghị của đại biểu về sự cần thiết có mô hình chung kho lưu trữ đảm bảo các yêu cầu quy định cho tất cả các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh, về biên chế chuyên trách cho cán bộ văn thư, lưu trữ cấp xã; Phó giám đốc Sở Nội vụ Trần Minh Binh cũng đồng thời ghi nhận và sẽ cùng Lãnh đạo Sở Nội vụ tham mưu các cơ quan có thẩm quyền về các biện pháp để từng bước tháo gỡ những khó khăn trên, thực hiện Thông tư 14/2011/TT-BNV đạt hiệu quả./.