Sáu tháng cuối năm 2012, thu được 02 sắc phong vua ban cho Tướng Nguyễn Đăng Lâm và 21 quyển gia phả, tộc phả, hồi ký, tùy bút, võ kinh, đồ bàn thành ký, Đào Tấn mộng mai ngâm thảo… của cá nhân, dòng họ tiêu biểu qua các thời kỳ lịch sử; đã sao chụp và chứng thực được 5.953 trang văn bản, quy ra 779 hồ sơ, tài liệu thời kỳ (1954 – 1963) của tỉnh Bình Định được lưu giữ tại tỉnh Thừa Thiên Huế, nội dung tài liệu chủ yếu phản ảnh về kinh tế, chính trị – xã hội của tỉnh Bình Định. Đặc biệt, đoàn công tác của Chi cục đã vận động, thuyết phục gia đình ông Châu Văn Hiền, ở Cát Hưng, Phù Cát hiến tặng 378 tài liệu chữ Hán – Nôm, thời gian tài liệu (1901 – 1904) đã hơn 100 năm lưu giữ tại gia đình ông Hiền, hiện nay đã có một số tài liệu bị xuống cấp hư hỏng, Phòng Lưu trử – Lịch sử thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ sẽ có trách nhiệm đề xuất tổ chức dịch thuật, tu bổ, phục chế tài liệu theo quy định.

2. Các định mức chi tài chính trong công tác sưu tầm tài liệu quý, hiếm của tỉnh

Với vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, đặc biệt là tài liệu quý, hiếm của các cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu qua các thời kỳ lịch sử, UBND tỉnh đã ban hành Quyết định số 470/QĐ-UBND ngày 17/8/2012 ban hành định mức chi bồi dưỡng cho các cá nhân, gia đình, dòng họ hiến, tặng tài liệu quý, hiếm cho lưu trữ lịch sử tỉnh. Nội dung định mức chi tài chính cho tài liệu quý, hiếm như sau:

Chi nhóm tài liệu văn học:

+ Tài liệu về thân thế sự nghiệp nhà thơ, nhà văn hiến, tặng, mức chi đơn vị tính bằng trang văn bản là 100.000/trang văn bản.

+ Tài liệu về tiểu sử của các danh nhân các thời kỳ lịch sử hiến, tặng, mức chi vị tính bằng trang văn bản là 100.000/trang văn bản.

Chi nhóm tài liệu sử học: Tài liệu về phong trào Tây Sơn và Hoàng đế Quang Trung hiến, tặng, mức chi đơn vị tính bằng trang văn bản là 100.000/trang văn bản.

Chi nhóm tài liệu về nghệ thuật: Tài liệu về Nghệ thuật Tuồng Đào Tấn và các loại hình nghệ thuật khác hiến, tặng, mức chi đơn vị tính bằng trang văn bản là 100.000/trang văn bản.

Chi nhóm tài liệu từ năm 1975 về trước: Tài liệu về những sự kiện quan trọng trong lịch sử của Bình Định và của dân tộc hiến, tặng, mức chi đơn vị tính bằng trang văn bản là 100.000/trang văn bản.

Chi nhóm tài liệu nghe – nhìn:

+ Phim tư liệu có giá trị: Tuyên ngôn độc lập; Điếu văn Lễ tang Hồ Chí Minh và Quy Nhơn trước năm 1975 hiến, tặng, mức chi đơn vị tính bằng cuộn là 50.000/cuộn.

+ Phim tài liệu về Ngày giải phóng Quy Nhơn 31/3/1975 hiến, tặng, mức chi đơn vị tính bằng cuộn là 50.000/cuộn.

+ Phim cuộn các vụ thảm sát; Bác Hồ với nhân dân Bình Định; chiến thắng Đèo Nhông… hiến, tặng, mức chi đơn vị tính bằng cuộn là 50.000/cuộn.

+ Băng, đĩa các vở tuồng có giá trị lịch sử của Nhà hát tuồng Đào Tấn hiến, tặng, mức chi đơn vị tính bằng cuộn (đĩa) là 50.000/cuộn (đĩa).

+ Ảnh hiến, tặng, mức chi đơn vị tính bằng ảnh là 20.000/ảnh.

Chi nhóm tài liệu Hán Nôm:

+ Tài liệu về ruộng đất hiến, tặng, mức chi đơn vị tính bằng trang văn bản là 100.000/trang văn bản.

+ Tài liệu Binh thư của Lưu Vân, Tăng thượng toàn đô, Bắc sử, Nam Bắc triều tề ký, bộ chánh thiếu trưng, Khang huy tự điển, Đơn quế đường tường đính cố văn bình chú, Mạnh tử, kinh thư, Ngũ kinh tiết yếu kinh thị thư kinh, Tân sanh bố chính thiếu vi, Thông giám tiết yếu Đại hàn, Quốc triều chính biên toát yếu, tử thư đại, toàn tiết yếu… hiến, tặng, mức chi đơn vị tính bằng quyển là 100.000/quyển.

Chi nhóm tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu qua các thời kỳ lịch sử:

+ Gia phả hiến, tặng, mức chi đơn vị tính bằng quyển là 500.000/quyển.

+ Tộc phả hiến, tặng, mức chi đơn vị tính bằng quyển là 500.000/quyển.

+ Giấy chứng nhận, bằng cấp hiến, tặng, mức chi đơn vị tính bằng tấm là 400.000/tấm.

+ Sắc phong hiến, tặng, mức chi đơn vị tính bằng bản là 5.000.000/bản.

+ Chiếu, chỉ, hịch hiến, tặng, mức chi đơn vị tính bằng bản là 300.000/bản.

+ Bản thảo viết tay,bản in có bút tích, công trình nghiên cứu khoa học, sáng tác, thư từ trao đổi hiến, tặng, mức chi đơn vị tính bằng quyển là 300.000/quyển.

+ Công trình bài viết về cá nhân hiến, tặng, mức chi đơn vị tính bằng quyển là 300.000/quyển.

3. Một số đề xuất về chính sách tài chính đặc thù đối với công tác sưu tầm tài liệu quý, hiếm của tỉnh

Ngoài định mức chi bồi dưỡng cho các cá nhân, gia đình, dòng họ hiến tặng tài liệu quý, hiếm cho lưu trữ lịch sử tỉnh theo Quyết định số 470/QĐ-UBND ngày 17/8/2012 của UBND tỉnh, kiến nghị cơ quan chuyên môn có thẩm quyền cần nghiên cứu  đề xuất với cơ quan cấp trên ban hành bổ sung các quy định như sau:

– Thẩm quyền cơ quan Lưu trử lịch sử tỉnh và mức chi tài chính mua bản gốc tài liệu có giá trị quý, hiếm của tỉnh và mức chi bồi dưỡng các cá nhân, tổ chức cung cấp bản sao tài liệu.

– Cần quy định mức chi bồi dưỡng các cá nhân, tổ chức cung cấp thông tin về tài liệu quý, hiếm có liên quan đến lịch sử tỉnh Bình Định.

– Công tác phí đi lại làm việc hàng ngày đối với Đoàn khảo sát tài liệu lưu trữ quý, hiếm tại địa phương và ngoài tỉnh.

– Chi lập bản sao tài liệu, chứng thực tài liệu cần quy định một trang văn bản.

– Chế độ làm thêm giờ đối với cán bộ trực tiếp làm công tác sưu tầm tài liệu quý, hiếm.

Trên đây là một số ý kiến đề xuất rút ra từ thực tiễn trong quá trình thực hiện nhiệm vụ sưu tầm tài liệu quý, hiếm tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh trong thời gian qua để có cơ sở tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện cơ chế, chính sách tài chính đối với công tác sưu tầm, thu thập tài liệu quý, hiếm trong thời gian tới của địa phương hiệu quả hơn./.